PRIVACY POLICY

個人情報保護方針

　当社は、創業以来、製本サービスの提供を行ってまいりました。これら製本サービスを行うにあたり、大量の個人情報を委託元（お取引先様）、お客様（ご本人様）からお預かりして処理を行う場合があります。個人情報は、元来、ご本人様の持ち物であることを従業者全員で深く認識し、それらを取扱わせていただく事により当社の製本サービスの提供ができている事を十二分に認識し、全社をあげて個人情報保護活動に取り組ませていただきます。そして委託元（お取引先様）、一般消費者の皆様の信頼を得ることにより、高度情報社会の健全な発展に資するため、次の個人情報保護方針を定め、実行いたします。

1. 当社は、製本サービス業務の際に、個人情報をお預かり（取得）する際には、不適切、不適法な取得は行いません。
2. 当社の取得手続き手順を遵守して取得し、それらの目的外利用の阻止のための監視ルールを遵守し、利用及び提供を行います。
3. 当社は、個人情報に関する法令及び国が定める規範、その他の規範について特定し、従業者が常に参照可能な措置を行い、法令・規範の制改正についても、常に最新状態に維持し、これを遵守します。
4. 当社は、個人情報の漏洩、滅失又は毀損などを防止するため、適切なリスク分析、安全対策の計画を定期的に実施し、適切な安全対策措置を実施し、防止及び是正を行います。
5. 当社は、個人情報への苦情及び相談の対応をスムーズに実施させていただくために、選任者を定めこれを実行いたします。また、一般の皆様へ分かりやすく、当社のホームページ、パンフレット、受付等に公表し、対応の受付けをさせていただきます。

当社は、個人情報保護マネジメントシステムを構築し、実施し、維持し、継続的な改善を行い、当社の個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善を図ります。

個人情報保護方針、個人情報に関するお問合せ先

社名：株式会社ブックス
住所：岡山県瀬戸市邑久町北島222-1
個人情報相談窓口：総務部　首藤
TEL(0869)22-4500　FAX(0869)22-4600

制定日：平成17年11月01日
改定日：令和05年02月01日
株式会社ブックス　代表取締役　黒田季之

個人情報の取扱いについて

　当社の個人情報の取扱いについて、以下の通りご説明申し上げます。

事業者の名称

株式会社ブックス

個人情報保護管理者の氏名、職名、所属する連絡先

住所：岡山県瀬戸市邑久町北島222番地１
所属：総務部　首藤
TEL：（0869）22-4500　FAX：（0869）22-4600

個人情報の利用目的

個人情報の第三者提供について

法令による場合、人命、身体の保護のために必要な場合であって、ご本人様の同意を得ることが困難である場合以外、ご本人様の同意を得ずに第三者提供は行いません。

個人情報の取扱いの委託について

当社は、以下の内容でお預かりした個人情報の委託を行う場合いがございます。

1. 委託の目的
   受託製本加工サービス、製品の配送業務委託のために行う場合があります。それ以外には、行いません。
2. 委託する個人情報の項目
   受託製本加工サービス、製品の配送業務で取得した個人情報となります。
3. 委託先について
   委託先につきましては､当社の委託先評価に合格し、契約にてその安全性を担保いたしております。

開示対象個人情報の利用目的の通知・開示・第三者提供記録の開示・訂正・追加又は削除・利用又は提供の拒否権の求めに応じる 当社のお問い合わせ窓口

当社が保有する個人情報の開示等の請求にあたりまして、ご請求者のご本人確認をさせて頂きます。
ご請求の手続き、手順につきましては、下記窓口にお申し出ください。

社名：株式会社ブックス
代表者名：代表取締役　黒田孝之
住所：岡山県岡山県瀬戸市邑久町北島222番地１
個人情報相談窓口：総務部　首藤
TEL：(0869)22-4500　FAX：(0869)22-4600

加盟する認定個人情報保護団体について
当社は下記の認定個人情報保護団体に加盟しております。
当社の個人情報の取扱いに関する苦情・ご相談については、下記にお申し出いただくこともできます。

一般財団法人日本情報経済社会推進協会 プライバシーマーク推進センター　個人情報保護苦情相談事務局
住所：〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル
電話：03-5860-7565、0120-700-779

（開示対象個人情報の利用目的に通知、開示の際の事務手数料）
当社規定により手数料をご請求させていただく場合がございます。

（当社の開示対象個人情報）
a. 社員情報
b. お客様（本人）より直接的に依頼される印刷のために、お預かりする個人情報
c. 当社ＨＰ、FAX等からのお問い合わせの際に取得する個人情報
d. 採用活動の際に取得する採用希望者の個人情報 （開示対象個人情報の利用目的）
e. 適切な雇用管理のため
f. 当社ホームページ、FAX等からのお問い合わせへのご対応のため
g. 採用の可否の決定

ご本人様が個人情報を与えることの任意性及び当該情報を与えなかった場合のご本人様への生じる結果

当社への個人情報のご提供は、任意です。但し、受託製本加工業務、採用活動、雇用管理に於いて、必要な個人情報のご提供をいただけない場合には、ご本人様に対して適切なご対応が出来ない場合がございます。

当社では、ご本人様が容易に認識できない方法での個人情報の取得は行いません。

保有個人データに関する公表事項

当社では、ご本人様からお預かりした個人データに関して以下の安全管理措置を実施しています。

① 基本方針の策定
当社では、個人情報保護法に基づき、個人データの適正な管理に努めることを目的とした、「個人情報保護方針」を策定しています。

② 個人データの取り扱いに係る規律の整備
個人データの取得、利用、保存、提供、削除、廃棄の段階ごとに、取り扱い方法、責任者、担当者およびその任務等について、上記基本方針に従い構築した当社の個人情報保護マネジメントシステムにおいて規程・運用しています。

③ 組織的安全管理措置
・個人情報保護管理体制として、個人データを取り扱う従業者及び当該従業者が取り扱う個人データの範囲を明確化し、法や取り扱い規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
・法令および社内規程等に基づき、個人データが適正に取り扱われ管理されているか定期的に点検を行い、業務改善への継続的な取り組みを実施しています。
・内部監査や第三者による外部組織による監査などにより、規程類の順守状況の実態を適宜確認し、是正改善事項が発見された場合は、改善措置を講じます。

④ 人的安全管理措置
個人情報保護の重要性を認識させるために、当社従業者全員に、個人情報保護に関する教育を実施しています。個人データについての秘密保持に関する事項について、従業者に提示の上、誓約書を提出させています。

⑤ 物理的安全管理措置
個人データを取り扱う区域において、従業者の入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人データの閲覧を防止する措置を実施しています。
個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じています。
社内外を問わず、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが露出しないよう措置を実施しています。

⑥ 技術的安全管理措置
アクセス制御を実施し、担当者及び取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定しています。また、個人データを取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。

⑦ 外的環境の把握
当社の業務で取り扱うお客様の個人情報に関しては、日本国内に保管しております。

ISO・プライバシーマーク・エコアクション21の取得

当社は2004年にISO9001を取得し、2011年にプライバシーマークを更新取得し、また2017年1月にエコアクション21も取得いたしました。
ISO9001は、「品質マネジメントシステム」と呼ばれています。これは、品質を高めるために、会社の方針・目標を定め、目標を実現するための具体的活動計画を定め、実行し、定めた計画通りに実行されているかチェックし、不都合な部分があれば改善するというマネジメントシステムです。ISO9001を取得している会社では、このシステムを会社の仕組みとして運用しています。